Kurumsal bir VRF teklifi yalnızca cihazların ve toplam bedelin sıralandığı bir fiyat listesi değildir. Teklif; önerilen sistemin hangi proje verilerine dayandığını, hangi ekipmanları içerdiğini, uygulama sorumluluklarının nasıl dağıtıldığını, teslimin hangi koşullarda yapılacağını ve yatırımcının hangi riskleri üstlendiğini göstermelidir.
Satın alma ekibi, teknik ekip ve proje yönetimi aynı teklife baktığında farklı kapsamlar görüyorsa sağlıklı bir fiyat karşılaştırması yapılamaz. Önce teknik çözüm ve uygulama kapsamı eşitlenmeli, ticari değerlendirme bundan sonra yapılmalıdır.
Bu rehber; yatırımcılar, satın alma yöneticileri, proje yöneticileri, tesis yöneticileri ve ana yükleniciler için VRF tekliflerini karşılaştırılabilir hâle getiren karar çerçevesini açıklar. Sistem seçimi henüz netleşmediyse önce VRF klima sistemleri sayfasından sistem yapısını ve hizmet seçeneklerini inceleyebilirsiniz.
Kurumsal Bir VRF Teklifinde Hangi Kararlar Netleşmelidir?
Teklif dosyasının temel görevi, projenin teknik ve ticari sınırlarını yoruma yer bırakmadan tanımlamaktır.
Karar alanı
Teklifte cevaplanması gereken soru
Belirsiz bırakıldığında oluşan risk
Proje dayanağı
Teklif hangi plan, keşif, mahal listesi ve kullanım verilerine göre hazırlandı?
Kapasite, cihaz adedi ve metrajın sonradan değişmesi
Teknik çözüm
Hangi sistem türü, kapasite, iç ünite ve dış ünite kombinasyonu öneriliyor?
Aynı ihtiyacı çözmeyen tekliflerin fiyat üzerinden karşılaştırılması
Ürün kapsamı
Marka, model, adet, kumanda, panel ve bağlantı ekipmanları açık mı?
Eksik ekipman ve sonradan oluşan satın alma kalemleri
Uygulama kapsamı
Borulama, drenaj, montaj, elektrik bağlantıları, test ve devreye alma kimin sorumluluğunda?
Saha sırasında sorumluluk boşluğu ve ek maliyet
Teslim ölçütü
Sistem hangi testler, kayıtlar ve teslim belgeleriyle kabul edilecek?
Çalışan ancak doğrulanmamış veya belgesiz sistem teslimi
Ticari koşullar
Tedarik süresi, ödeme planı, fiyat geçerliliği ve değişiklik yöntemi açık mı?
Takvim kayması, fiyat revizyonu ve bütçe belirsizliği
1. Teklifin Dayandığı Proje Verilerini Kontrol Edin
Metrekare üzerinden verilen rakam, ön bütçe için kullanılabilir; ancak nihai VRF teklifi için yeterli değildir. Teklifin hangi revizyondaki mimari plana, hangi mahal listesine ve hangi kullanım senaryosuna dayandığı yazılı olmalıdır.
Kurumsal bir teklif hazırlanırken en azından şu veriler değerlendirilmelidir:
- Mimari kat planları ve proje revizyon numarası
- İklimlendirilecek mahaller ve kullanım amaçları
- Çalışma saatleri ve tahmini doluluk
- Cephe, cam alanı ve iç ısı yükleri
- Tavan yapısı ve iç ünite yerleşim imkânları
- Dış ünite alanı ve taşıma koşulları
- Boru, drenaj ve kat geçiş güzergâhları
- Mevcut elektrik altyapısı
- Yeni yapı, renovasyon veya işletme devam ederken uygulama bilgisi
- Hedeflenen tedarik ve teslim tarihi
Teklifin dayandığı veri seti net değilse, farklı firmaların aynı proje için farklı cihaz sayıları ve farklı metrajlar çıkarması şaşırtıcı değildir. Bu fark fiyat rekabetinden değil, çoğu zaman kapsam farkından doğar.
Isı yükü, zonlama ve uygulama kararlarının nasıl oluşturulduğunu VRF klima projelendirme hizmetinde; kapasite kararında kullanılan girdileri ise VRF klima kapasitesi ve keşif kriterleri rehberinde inceleyebilirsiniz.
Teklif mevcut ve kullanımda olan bir bina için hazırlanıyorsa şaft, boru güzergâhı, drenaj, dış ünite alanı, elektrik altyapısı ve etaplama ayrıca değerlendirilmelidir. Bu koşulları mevcut bir binaya VRF uygulama ve renovasyon rehberinde ayrıntılı olarak ele aldık.
VRF teklifinde kapasite doğrulaması, iç ve dış ünite seçimi, sistem türü ve borulama kriterleri aynı teknik veri seti üzerinden kontrol edilmelidir.
2. Teknik Çözümün Gerçekten Eşdeğer Olduğunu Doğrulayın
İki teklifin aynı markayı veya aynı toplam kapasiteyi içermesi, teknik olarak eşdeğer oldukları anlamına gelmez. Sistem türü, zon yapısı, iç ünite dağılımı, dış ünite gruplaması ve kontrol seviyesi birlikte karşılaştırılmalıdır.
Kapasite ve Zonlama
Her mahal için seçilen iç ünite kapasitesi, toplam dış ünite kapasitesi ve sistemlerin hangi zonları beslediği görünür olmalıdır. Yalnız toplam kW veya HP değeri üzerinden karar verilmemelidir.
Isı Pompalı veya Isı Geri Kazanımlı Sistem
Isı pompalı ve ısı geri kazanımlı VRF sistemleri aynı kullanım senaryosunu çözmez. Binada eş zamanlı ısıtma ve soğutma gereksinimi bulunup bulunmadığı açıklanmalı; daha kapsamlı sistem yalnız ürün özelliği olduğu için önerilmemelidir.
Sistem türlerinin karar mantığını ısı pompalı VRF ile ısı geri kazanımlı VRF arasındaki farklar rehberinde karşılaştırabilirsiniz.
İç Ünite Dağılımı
Aynı toplam kapasite; az sayıda büyük iç üniteyle veya çok sayıda bağımsız iç üniteyle çözülebilir. Bu iki yaklaşım; kontrol esnekliği, ürün adedi, borulama, drenaj, kumanda ve montaj işçiliği açısından aynı değildir.
Dış Ünite Gruplaması
Tek bir büyük sistemle birden fazla bağımsız sistem arasında; işletme sürekliliği, boru güzergâhı, kat ayrımı, bakım planı ve gelecekteki kullanım değişiklikleri açısından fark bulunabilir.
Kontrol Seviyesi
Bireysel kumandalar, merkezi kontrol, zaman programları ve bina yönetim sistemi bağlantıları aynı kapsamda değildir. Teklifte hangi kontrol ekipmanlarının dahil olduğu, hangilerinin opsiyonel bırakıldığı belirtilmelidir.
3. Ekipman Listesini Marka Adının Ötesinde İnceleyin
Kurumsal satın alma açısından “X marka VRF” ifadesi yeterli bir ürün tanımı değildir. Teklifte ürünlerin tam modeli, kapasitesi, adedi ve sistem içindeki görevi bulunmalıdır.
Teklif kalemi
Beklenen açıklama
Dış üniteler
Marka, seri, model, nominal kapasite, adet ve modül kombinasyonu
İç üniteler
Mahale göre tip, model, kapasite ve adet
Paneller ve aksesuarlar
Kaset paneli, drenaj pompası, filtre ve gerekli aksesuarların dahil durumu
Kumandalar
Kablolu veya kablosuz bireysel kumandalar, merkezi kontrol ve arayüz kartları
Branşman ekipmanları
Refnet, Y-branş, kolektör veya ısı geri kazanım kontrol kutuları
Borulama malzemeleri
Bakır boru, izolasyon, askı ve sarf malzemelerinin metraj ve sınıf bilgisi
Teknik dokümanlar
Ürün föyleri, garanti koşulları ve uyumluluk bilgileri
Marka seçimi; prestij değil, projenin teknik gereksinimi, servis erişimi, ürün bulunabilirliği ve teslim takvimi üzerinden yapılmalıdır. Marka, model, iç-dış ünite uyumu, garanti ve teklif kapsamının nasıl ele alındığını VRF klima satışı ve ürün tedariği sayfasında inceleyebilirsiniz.
İç ünite tipi değiştiğinde yalnız cihaz görünümü değil; hava dağılımı, tavan ihtiyacı, drenaj, servis erişimi ve montaj kapsamı da değişebilir. Kaset, kanallı, duvar ve tavan tipi alternatifleri VRF iç ünite tipleri seçim rehberinde karşılaştırabilirsiniz.
4. Ürün Tedariği ile Anahtar Teslim Uygulamayı Birbirine Karıştırmayın
Yalnız ürün tedariği içeren bir teklif ile projelendirme, montaj, test ve teslimi kapsayan teklif aynı satın alma değildir. Karşılaştırma yapılırken hizmet modelinin baştan ayrıştırılması gerekir.
Gelişim Klima'nın anahtar teslim VRF uygulama modelinde aşağıdaki kalemler kapsam içinde tanımlanır:
- Saha koordinasyonu ve iş programı yönetimi
- Bakır borulama, izolasyon ve branşman montajı
- Drenaj hattı imalatı ve akış testi
- İç ve dış ünite montajı ile kumanda bağlantıları
- Kuru azotla basınç ve kaçak testi
- Vakum, gerekli gaz şarjı ve devreye alma
- Kullanıcı eğitimi ve teslim dosyası
Aşağıdaki işler ise standart anahtar teslim kapsamın dışında tutulur veya proje koşullarına göre ayrıca fiyatlandırılır:
- Bina ana elektrik besleme hattı, ana pano ve sayaç işleri
- Asma tavan, alçıpan, boya ve diğer inşaat tadilatları
- Şaft ve karot açma işleri
- İskele, vinç ve platform kiralamaları
- Yangın algılama ve sprinkler sistemi imalatları
Buradaki kritik ayrım şudur: VRF sistemine ait cihaz ve kumanda bağlantıları ile binanın ana elektrik altyapısı aynı iş kalemi değildir. Aynı şekilde drenaj hattının anahtar teslim uygulamada bulunması, her ürün tedariği teklifinde otomatik olarak yer aldığı anlamına gelmez.
Montajdan test, devreye alma ve teslim dosyasına kadar saha kapsamını anahtar teslim VRF klima uygulaması sayfasında inceleyebilirsiniz.
5. Sorumluluk Matrisini Teklifin Parçası Hâline Getirin
Kurumsal projelerde en pahalı belirsizliklerden biri, bir iş kaleminin kimin sorumluluğunda olduğunun saha başladıktan sonra tartışılmasıdır. Teklif veya sözleşmede basit bir sorumluluk matrisi bulunmalıdır.
İş kalemi
Teklifte tanımlanması gereken sorumluluk
Proje ve kapasite hesabı
Hesabı hazırlayan ve onaylayan taraf
Ürün tedariği
Sipariş, stok, sevkiyat ve teslim sorumluluğu
Borulama ve izolasyon
Malzeme, metraj, montaj ve kalite kontrol sorumluluğu
Drenaj hattı
Hat imalatı, bağlantı noktası ve akış testinin kapsamı
Elektrik
Bina ana beslemesi ile cihaz ve kontrol bağlantılarının ayrımı
İnşai işler
Karot, kaide, çelik konstrüksiyon, tavan açma-kapama ve yüzey onarımları
Kaldırma ve erişim
Vinç, platform, iskele ve saha içi taşıma
Test ve devreye alma
Test yöntemi, kayıtlar, yetkili ekip ve kabul kriterleri
Teslim
Eğitim, belge seti, garanti ve işletmeye devir
Teklifte mühendislik, cihaz tedariği, borulama ve devreye alma gibi dahil işler ile ana elektrik, inşai işler ve kaldırma ekipmanları gibi hariç kalemler açıkça ayrıştırılmalıdır.
Sorumluluk matrisi, yalnız anlaşmazlığı önlemez. Satın alma ekibinin teklif dışındaki toplam yatırım maliyetini görmesini de sağlar.
6. “Montaj Dahil” Yerine Uygulama Çıktılarını Sorun
“Montaj dahil” ifadesi, kurumsal bir teklif için yetersizdir. Uygulamanın hangi kalite kontrolleriyle tamamlanacağı ve hangi belgelerle teslim edileceği tanımlanmalıdır.
Basınç Testi ve Vakum
Boru hattının kuru azotla test edilmesi, kaçak bulunmadığının doğrulanması ve hattın vakumlanması teklif içinde açıkça yer almalıdır. Yalnızca “azot testi” yazılması, vakum ve kayıt sürecinin kapsamını açıklamaz.
Devreye Alma
Devreye alma yalnız cihazların açılması değildir. İç ünite adresleri, kumanda eşleşmeleri, çalışma modları ve sistem davranışı kontrol edilmelidir.
Teslim Dosyası
Kurumsal bir teslim dosyasında proje kapsamına göre şu belgeler beklenebilir:
- As-built yerleşim ve boru planı
- Ekipman listesi
- Basınç testi ve vakum kayıtları
- Devreye alma raporu
- İlave soğutucu akışkan hesabı ve kaydı
- Garanti belgeleri ve kullanım kılavuzları
- Kumanda ve işletme eğitimi kayıtları
Teklifte yalnız cihaz ve montaj bedeli bulunuyor, kabul ölçütü ve teslim belgesi tanımlanmıyorsa proje yönetimi açısından işin ne zaman “tamamlanmış” sayılacağı belirsiz kalır.
7. Tedarik ve İş Programı Riskini Fiyattan Ayrı Değerlendirin
En düşük teklif, hedef tarihte teslim edilemiyorsa proje için en düşük maliyetli teklif olmayabilir. Ürünlerin stok durumu, tedarik süresi, etaplı sevkiyat planı ve saha hazırlıkları teklif değerlendirmesine dahil edilmelidir.
Teklifte şu takvim bilgileri yazılı olmalıdır:
- Stokta bulunan ve siparişe bağlı ürünler
- Tahmini ürün tedarik süresi
- Sevkiyat ve şantiye içi teslim sorumluluğu
- Montaj başlangıcı için gerekli saha hazırlıkları
- Kat veya blok bazlı etaplama planı
- Diğer mekanik, elektrik ve mimari işlere bağlı ön koşullar
- Test, devreye alma ve kullanıcı teslim tarihi
İşletmesi devam eden yapılarda çalışma saatleri, bölüm kapatmaları, gürültülü imalatlar ve mevcut sistemden yeni sisteme geçiş sırası ayrıca planlanmalıdır. Bu tür projelerde uygulama kısıtlarını önceden görmek için mevcut binaya VRF uygulama rehberini inceleyebilirsiniz.
8. Ticari Şartları ve Değişiklik Yönetimini Netleştirin
Teknik kapsam doğru olsa bile ticari şartlar açık değilse teklif karşılaştırması tamamlanmış sayılmaz.
Kontrol edilmesi gereken başlıca maddeler şunlardır:
- Fiyatlara KDV dahil olup olmadığı
- Teklifin geçerlilik tarihi
- Kur veya üretici fiyat listesi değişikliklerinin etkisi
- Ödeme planı, avans ve ara ödeme koşulları
- Nakliye, indirme ve şantiye içi taşıma bedelleri
- Garanti başlangıç tarihi ve garanti şartları
- Proje revizyonlarında fiyatın nasıl güncelleneceği
- Metraj artışı veya azalmasında kullanılacak birim fiyat yöntemi
- İptal, erteleme ve ürün iadesi koşulları
Özellikle proje henüz kesinleşmemişse teklifin hangi kalemlerinin sabit, hangilerinin yaklaşık metraj veya birim fiyat üzerinden hesaplandığı belirtilmelidir.
VRF Tekliflerini Eşitlemek İçin Karşılaştırma Tablosu
Aşağıdaki tablo, teknik ekip ve satın alma ekibinin teklifleri aynı kapsam üzerinden değerlendirmesi için kullanılabilir.
Karşılaştırma başlığı
Teklifte aranacak bilgi
Karar notu
Proje dayanağı
Plan revizyonu, keşif tarihi, mahal listesi ve kullanım verileri
Aynı veri seti mi?
Toplam kapasite
Soğutma ve ısıtma kapasitesi, dış ünite modül yapısı
Kapasiteler eşdeğer mi?
Sistem türü
Isı pompalı veya ısı geri kazanımlı
Aynı ihtiyacı mı çözüyor?
İç üniteler
Tip, model, kapasite, adet ve mahal dağılımı
Kontrol noktaları aynı mı?
Dış üniteler
Seri, model, kapasite, adet ve sistem gruplaması
İşletme senaryosu aynı mı?
Kontrol sistemi
Bireysel kumandalar, merkezi kontrol ve entegrasyonlar
Opsiyonlar eşit mi?
Borulama
Bakır boru, izolasyon, branşman, metraj ve işçilik
Metraj kesin mi, yaklaşık mı?
Drenaj
Hat imalatı, bağlantı ve akış testi
Dahil mi?
Elektrik
Sistem bağlantıları ile bina ana beslemesinin ayrımı
Sorumluluk kimde?
Montaj ve saha işleri
Askı, kaide, taşıma, vinç, karot ve mimari işler
Hariç kalem var mı?
Test ve devreye alma
Basınç testi, vakum, gaz şarjı, kontrol ve raporlama
Kabul ölçütü açık mı?
Teslim dosyası
As-built, raporlar, garanti belgeleri ve eğitim
Belge seti tanımlı mı?
Tedarik
Stok, teslim süresi ve etaplı sevkiyat
Proje takvimine uyuyor mu?
Ticari şartlar
Ödeme, KDV, fiyat geçerliliği ve revizyon yöntemi
Toplam risk nedir?
Daha Düşük Fiyatın Kaynağını Nasıl Okumalısınız?
Daha düşük teklif otomatik olarak eksik veya yanlış değildir. Ancak fiyat farkının hangi teknik ya da ticari karardan doğduğu görünür olmalıdır.
Fiyat farkı şu nedenlerden kaynaklanabilir:
- Farklı kapasite veya dış ünite gruplaması
- Daha az iç ünite ve daha az bağımsız kontrol noktası
- Farklı iç ünite tipleri veya ürün serileri
- Isı geri kazanımlı yerine ısı pompalı sistem
- Borulama, drenaj veya montajın kapsam dışında bırakılması
- Merkezi kontrol ve aksesuarların çıkarılması
- Test, devreye alma veya teslim dosyasının dahil olmaması
- Vinç, taşıma ve inşai işlerin ayrıca fiyatlandırılması
- Garanti veya tedarik koşullarının farklı olması
Kapsam eşitlemesinden sonra düşük fiyat korunuyorsa teklif ticari olarak avantajlı olabilir. B2B satın alma açısından amaç en pahalı çözümü seçmek değil, aynı ihtiyacı aynı sorumluluk ve teslim standardıyla karşılayan seçenekleri karşılaştırmaktır.
Kapasite, sistem türü, iç ünite sayısı, borulama ve saha koşullarının toplam yatırım üzerindeki etkisini VRF klima fiyatını belirleyen 9 unsur rehberinde inceleyebilirsiniz.
Gelişim Klima VRF Teklifini Nasıl Kurgular?
Gelişim Klima'da ürün tedariği, projelendirme ve saha uygulaması birbirinden kopuk kalemler olarak ele alınmaz. Teklif, projenin bulunduğu aşamaya göre yalnız ürün tedariği veya anahtar teslim uygulama kapsamıyla hazırlanabilir.
- Proje verisine göre iç ve dış ünite listesi oluşturulur.
- Alternatif marka ve model seçenekleri teknik ve ticari koşullarıyla karşılaştırılır.
- Dahil ve hariç kalemler ayrı gösterilir.
- Stokta bulunan ve tedarik süresi gereken ürünler ayrıştırılır.
- Montaj, test, devreye alma ve teslim çıktıları kapsam içinde tanımlanır.
- İşletmesi devam eden yapılarda etaplı uygulama planı oluşturulur.
- Teklif, uygulama ve teslim ekiplerinin aynı kapsam üzerinden ilerlemesi hedeflenir.
Yalnız cihaz ve ekipman tedariği gereken projelerde VRF klima satışı ve ürün tedariği; projelendirme, montaj, test ve teslimin birlikte yürütülmesi gereken projelerde ise anahtar teslim VRF uygulaması kapsamında ilerlenebilir.
Farklı yapı tipleri ve sistem ölçeklerindeki tamamlanmış uygulamaları Gelişim Klima VRF referans projelerinde inceleyebilirsiniz.
Teklif Talebi İçin Hangi Bilgileri Paylaşmalısınız?
İlk değerlendirmeyi hızlandırmak ve teklifin gereksiz varsayımlara dayanmasını önlemek için aşağıdaki bilgileri paylaşın:
- PDF veya DWG mimari planlar
- Mahallerin kullanım listesi
- Proje lokasyonu ve yapı türü
- Yeni yapı veya mevcut bina bilgisi
- Tahmini çalışma saatleri ve doluluk
- Dış ünite alanına ilişkin plan veya fotoğraflar
- Mevcut mekanik ve elektrik altyapısı
- Talep edilen kapsam: yalnız ürün, ürün ve montaj veya anahtar teslim uygulama
- Hedeflenen tedarik ve uygulama takvimi
- Varsa karşılaştırılması istenen mevcut teklif veya teknik şartname
Mimari plan hazır değilse yerinde keşif ve mevcut durum tespitiyle başlanabilir. Ancak verilen ilk rakamın ön bütçe mi, uygulamaya esas teklif mi olduğu mutlaka ayrıştırılmalıdır.
VRF Klima Teklifi Hakkında Sık Sorulan Sorular
Yalnız metrekare bilgisiyle kurumsal teklif hazırlanabilir mi?
Metrekare üzerinden ön bütçe oluşturulabilir. Uygulamaya esas cihaz listesi ve montaj bedeli için kullanım senaryosu, kapasite, yerleşim ve saha koşulları değerlendirilmelidir.
Farklı markaların teklifleri doğrudan karşılaştırılabilir mi?
Marka adından önce kapasite, sistem türü, iç ünite dağılımı, kontrol kapsamı, borulama, montaj ve teslim şartları eşitlenmelidir. Aynı ihtiyacı çözmeyen iki marka teklifi doğrudan fiyat üzerinden karşılaştırılamaz.
Drenaj hattı anahtar teslim uygulamaya dahil midir?
Gelişim Klima'nın anahtar teslim VRF uygulama kapsamında drenaj hattı imalatı ve akış testi bulunur. Yalnız ürün tedariği veya farklı kapsamlı tekliflerde bu kalem ayrıca kontrol edilmelidir.
Elektrik işleri teklife dahil midir?
VRF cihaz ve kumanda bağlantıları ile binanın ana elektrik besleme hattı ve pano işleri birbirinden ayrılır. Gelişim Klima'nın standart anahtar teslim kapsamında bina ana besleme hattı, ana pano ve sayaç işleri bulunmaz.
Teklifte yalnız azot testi yazması yeterli midir?
Hayır. Basınç ve kaçak testi, vakumlama, gerekli gaz şarjı, devreye alma yöntemi ve kayıtların teslim biçimi ayrı ayrı açıklanmalıdır.
Teslim dosyasında hangi belgeler bulunmalıdır?
Proje kapsamına göre as-built planlar, ekipman listesi, basınç testi ve vakum kayıtları, devreye alma raporu, garanti belgeleri, kullanım kılavuzları ve kullanıcı eğitim bilgileri yer alabilir.
En düşük teklif hangi durumda tercih edilebilir?
Teknik çözüm, uygulama kapsamı, teslim standardı, garanti ve ticari şartlar eşitlendikten sonra düşük fiyat korunuyorsa teklif gerçek bir maliyet avantajı sunabilir.
Projeniz İçin Karşılaştırılabilir VRF Teklifi Oluşturalım
Kurumsal VRF alımında karar yalnız ürün fiyatına değil; kapasiteye, ekipman listesine, uygulama sorumluluklarına, teslim ölçütlerine ve proje takvimine dayanmalıdır.
Gelişim Klima; projenin aşamasına göre VRF projelendirme, ürün tedariği ve anahtar teslim uygulama kapsamını ayrı veya birlikte oluşturur. Böylece satın alma, teknik ekip ve saha yönetimi aynı teklif dosyası üzerinden ilerler.